• Cloud & Data Platform
  • Professional Services
  • Case story

Tidligere var det stillingen, der afgjorde, hvilken type Microsoft 365-licens brugerne hos Hovedstadens Beredskab blev tildelt. I dag er det hver enkelte brugers reelle forbrug af applikationer.

Siden casen blev skrevet er Conecto A/S blevet opkøbt og integreret i Danoffice IT ApS. Det ændrer dog ikke historiens aktualitet eller tilgang til opgaven/projektet.

Hovedstadens Beredskab har fokus på at effektivisere og spare ressourcer, hvor det giver god mening. Med årlige licensomkostninger på 1,2 mio. kroner til personlige Microsoft 365 licenser ønskede it-afdelingen at undersøge, om nogle af brugerne kunne nøjes med en F3-licens, som er en billigere, webbaseret version af desktopversionen til virksomheder, E3. Med Conecto Analytics, der i dag hedder Danoffice Analytics dokumenteres forbruget sort på hvidt og giver hurtigt it-afdelingen et fuldt overblik, så licenser kan tilpasses medarbejdernes reelle behov. Efter første analyse er flytningen af 100 brugere fra en E3 desktoplicens til en F3 webbaseret licens påbegyndt, og de årlige besparelser er 200.000 kroner, svarende til omkring 15 pct.

 

 

Reelt behov afgør licenstypen

Omkring 80 pct. af it-brugerne er operative medarbejdere som udfører diverse beredskabsopgaver i forbindelse med brand og redning, og de resterende ikke-operative medarbejdere udfører forskellige administrative og faglige funktioner. For de operative spiller kontorsoftware ikke en central rolle i arbejdsdagen, og it-afdelingen kunne derfor antage, at en webbaseret licenspakke vil være tilstrækkelig.

Men virkeligheden er knap så firkantet i Hovedstadens Beredskab. For nogle af de operative medarbejderne gennemfører også undervisning, brandsyn og andre administrative opgaver og har derfor behov for desktopversionen, der kan tilgås offline. Derfor gik it-afdelingen i gang med at undersøge hver enkelt brugers forbrug af de enkelte applikationer.

Hurtigt overblik over forbruget af applikationer

Der var behov for et analyseværktøj, der kan give et klart overblik over medarbejdernes reelle applikationsforbrug, herunder primært Word, Excel, Outlook og PowerPoint.

”Licensstyring er ikke en nem øvelse, og det var vigtigt for os ikke at forringe vores brugeres arbejdsvilkår. Samtidig er vi nødt til at have fokus rettet på vores omkostninger og kun betale for det, vores brugere reelt har behov for. Derfor måtte vi finde en nem og hurtig måde, hvorpå vi kunne få indblik i hver enkelte brugers konkrete licensbehov,” siger Christian Falberg Goth, Chef for IT, Digitalisering & Shared Service i Hovedstadens Beredskab.

Nyt analyseværktøj

Løsningen er et nyt analyseværktøj fra det daværende Conecto, som i dag kaldes Danoffice Analytics, som via Microsoft PowerBI giver et overblik over, om den enkelte medarbejder har benyttet de specifikke applikationer i løbet af de seneste 30 dage. Det giver anledning til at tilpasse den enkelte brugers licenspakke og fjerne de licenser, som ikke bliver benyttet. Analyseresultaterne kan altid tilgås via Microsoft PowerBI.

”Vi valgte at se bort fra medarbejdernes titler og vores egne mavefornemmelser og undersøgte forbruget på individniveau. Det er den mest demokratiske måde at gå til værks på. De operative medarbejdere, der også har andre hverv og opgaver i beredskabet, skal have adgang til den desktopbaserede E3-pakke – og blandt de administrative medarbejdere kan der være nogle, som primært anvender andre softwareapplikationer og derfor kan nøjes med den webbaserede F3-licenspakke. For de fleste af vores brugere vil den primære forskel i licenser være, om de kan tilgå applikationer installeret på deres pc eller udelukkende onlineversionerne,” siger Christian Falberg Goth.

”Jeg kender ikke til lignende analyseværktøjer på markedet, men jeg må sige, at det her fungerer rigtigt godt. Vi kunne selv komme med ønsker til, hvordan kriterierne skulle sættes i forhold til, hvilken licenspakke man bør have. Selve analysen og præsentation kan altid tilgå, i en standard PowerBI-løsning og vi havde ikke brug for at kigge ind i analyserne i mere end et par timer. Så det, der tager tid i denne proces, er egentlig at finde ud af, hvad kriterierne skal være og at give medarbejdere et introduktionskursus i den webbaserede licenspakke,” siger han.

Første analyse blev gennemført i december 2022 på få timer, og det stod klart, at Hovedstadens Beredskab kunne spare 15 pct. årligt i licensomkostninger, svarende til 200.000 kroner. Undervisningen af 100 medarbejdere blev planlagt, og flytningen fra E3 til F3 er nu i gang.

Mere og mere bliver onlinebaseret

”Al forandring kræver en ordentlig introduktion. Applikationerne er de samme i de to licenspakker, men det ser lidt anderledes ud og skal i nogle tilfælde benyttes forskelligt. Så det er vigtigt at tage brugerne i hånden og gøre overgangen nem for dem. Når vi om fx seks måneder laver analysen igen, vil vi igen regulere i forhold til, hvad analysen fortæller os. På sigt forventer jeg, at en meget stor andel af vores brugere skal oplæres i webversionen, fordi Microsoft nudger brugerne i den retning,” siger han.

”Vi har i forvejen et tæt og utroligt godt samarbejde med Conecto. De både rådgiver os – råt for usødet – og bidrager med stærke tekniske kompetencer, når vi har brug for det. Derfor var vi helt trygge ved at implementere løsningen. Den giver os effektive besparelser og er meget enkel at bruge. Vi kan derfor fokusere vores ressourcer på at hjælpe medarbejderne godt i gang med webversionen,” siger han.

Konkret udbytte for Hovedstadens Beredskab ved Danoffice Analytics

  • Hurtigt og præcist overblik over, hvilke medarbejdere, der anvender hvilke applikationer i Microsoft 365
  • Flytning af 100 medarbejdere fra E3 til webbaserede F3 licenser
  • En konkret årlig licensbesparelse på 200.000 kroner, svarende til 15 pct. af de årlige licensomkostninger på Microsoft 365

 

 

Fordelene ved Danoffice Analytics

Analyseværktøjet giver et indblik i, hvilke devices de enkelte medarbejdere bruger, hvilke applikationer de anvender, og hvor mange licenser bliver brugt i dagligdagen. Med denne viden kan virksomhederne dermed:

  • Opnå besparelser ved at optimere antal og type licenser til medarbejdernes faktiske behov.
  • Identificerer og løse sikkerhedsudfordringer ift. inaktive devices eller opdateringer.
  • Minimere tid brugt på at opdage udfordringerne – og få dem løst hurtigt
  • Fastsætte egne politikker og retningslinjer
  • Dokumentere sikkerhedsniveauet og uviklingen af det fx til intern revison og ifm. tegning af it-forsikringer.

LÆS FLERE CASE STORIES

Lad os kontakte dig