• Digital Workplace
  • Imprivata
  • Artikel

Metoden, ‘floorwalking’, kan hjälpa IT / digitaliseringsavdelningar i kommuner och regioner att rikta fokus på slutanvändarens arbetsflöden i stället för tekniken.

Genom att initiera IT / digitaliseringsprojekt med ‘floorwalking’ som grund, hamnar slutanvändarens behov i centrum. Resultatet blir skräddarsydda systemlösningar som på riktigt underlättar vårdanställdas dagliga arbete och samtidigt stärker säkerheten samt minskar behovet av support.

 

Kontakta oss

För mycket resurser på att ‘släcka bränder’ och för lite tid till utveckling...

 

Detta är en av slutsatserna i den undersökning som DanofficeIT genomfört bland 30 IT / digitaliseringschefer i danska kommuner. 93% av respondenterna önskar att det fanns mer tid för digital utveckling. 

Den tekniska kompetensen hos medarbetare i kommun och region varierar, vilket är en stor utmaning. IT-avdelningen har dagligen många supportuppgifter som måste lösas omgående. Trots att dem är experter på att lösa användarnas problem, blir följden ett reaktivt snarare än proaktivt arbetssätt och begränsad tid för att arbeta med förbättring och utveckling av processerna som kan förhindra att problem uppstår igen.

Krock mellan tekniken och användare

Det är dags att sätta stopp för det traditionella sättet att leverera systemlösningar. Ett typiskt scenario är att IT / digitaliseringsavdelningen köper en lösning från en systemleverantör och implementerar den - utan slutanvändarens medverkan. Om organisationen väljer en ‘one size fits all’-lösning kommer flera slutanvändare tvingas kompromissa med det stöd de behöver. Det blir en krock mellan den implementerade tekniken och användarens behov, vilket gör att organisationen inte nyttjar värdet av lösningen de har köpt fullt ut. 

I bästa fall kämpar användaren med komplicerade och tidskrävande arbetsflöden, i värsta fall hittar användare genvägar som äventyrar säkerheten. I en hektisk vardag kringgår anställda ofta uppsatta processer och hittar genvägar om lösningen inte stödjer deras specifika behov. Det är en mänsklig reaktion att försöka optimera sin arbetstid för att frigöra tid till viktigare uppgifter, även om det innebär oortodoxa metoder. Därför måste IT-lösningar vara användarvänliga och intuitiva. 

Mervärde för alla parter

'Floorwalking' är en metod som går ut på att få att förstå användarens behov och arbetsflöde som ett första steg innan specifika lösningar diskuteras. Denna information får vi genom att följa med och observera samt prata med personalen under deras arbetsdag. Insikterna skapar förutsättningar att leverera skräddarsydda lösningar som uppmuntrar till korrekt användning och därmed skapar mervärde för både slutanvändaren och IT / digitaliseringsavdelningen — utan att kompromissa med säkerheten!  

”Syftet är att dokumentera vad användaren gör och vad de upplever i sitt dagliga arbete. Vi har samtal med ledningsgruppen och helpdesk för att identifiera de största utmaningarna. Det kan handla om att förstå varför en särskild grupp anställda har ett särskilt stort antal incidenter. Vi kan även genomföra en ‘floorwalk’ efter att ha implementerat nya lösningar för att ta reda på om det behövs ytterligare optimering. Målet är att förstå användarens behov och ta fram rekommendationer till IT / digitaliseirngsavdelningen som kan möter verkligheten. Många gånger är inte ny teknik lösningen, utan att vidareutveckla det som redan finns” säger Tobias Håkansson, Consultant på Danoffice IT.

Mätbara förbättringar

 

DanofficeIT använder floorwalking på sjukhus och arbetsmiljöer inom vården för att säkerställa att vårdarbetare som rör sig mellan patienter och avdelningar om dagarna får optimala arbetsförhållanden. För personalen är det mycket tidskrävande att logga in och ut från olika applikationer 70-80 gånger om dagen. Att minska denna process från minuter till sekunder ger mer tid till omvårdad. Otaliga lösenord och flerfaktorsautentisering på olika enheter kan ersättas med ett ID-kort med blippfunktion och inmatning av pinkod — precis som när du betalar med ditt bankkort.  

Resultaten...

I november 2021 genomförde DanofficeIT en undersökning bland IT-chefer i cirka 30 kommuner i Danmark. Undersökningen genomfördes som en del av en studie tillsammans med Roskilde Universitet och KITA.

 

93% ANGER ATT DE VILL HA MER TID FÖR ATT UTVECKLA AFFÄRS-PROJEKT
67% TROR ATT ANVÄNDARBEHOVEN PÅVERKAR VALET AV IT/DIGITALISERINGS-PROJEKT
57% ANSER ATT KOMPLEXITETEN I IT/DIGITALISERINGS-PROJEKT ÄR EN BARRIÄR FÖR FRAMGÅNG
57% TROR ATT BRISTEN PÅ KUNSKAPER INOM FÖRÄNDRINGSLEDNING ÄR EN BARRIÄR FÖR LYCKADE DIGITALISERINGS-PROJEKT

 

“Med floorwalking skiftas fokus från tekniken till användarens behov. Vi stirrar oss inte blinda på teknologin eller teoretiska antaganden, utan har i stället medvetet valt att fokusera på hur användarupplevelsen kan sätta standarden i vilket IT-projekt som helst. Vi inkluderar både IT / digitaliseringsavdelningen samt användaren och ger rekommendationer om hur man skapar mätbara förbättringar. Mätbarhet är avgörande för framgång,” säger Natalie Colliander, Key Account Manager, Sverige.