At have det fulde overblik over aftaler og licenser på it-udstyr er en tung udfordring for de fleste større organisationer.
Konsekvenserne ved manglede overblik og compliance kan være spildte penge og ressourcer. Også i forhold til drift og sikkerhed kan man blive ramt, hvis kritisk udstyr lukker ned og udfordrer dele af – eller hele – infrastrukturen. For Region Sjælland er dette dog ikke en bekymring. Her er der fuldt overblik igennem et stærkt partnerskab på support og licensrådgivning.
Et moderne, strategisk partnerskab
Den moderne it-organisation har mange former. Fælles for alle er dog, at det kræver den rette strategi for hvilke ressourcer, man har i sin organisation – og hvilke, man henter udefra. ”Vi har et mangeårigt samarbejde med Danoffice IT. Det blev i sin tid foranlediget af, at vi sammen med vores søsterorganisation, Region Hovedstaden, skulle lægge en strategi for vores netværks-infrastruktur, som vi begge kunne få gavn af. Her valgte vi HPE Aruba og Danoffice IT, som har vist sig som en yderst kapabel partner på grund af deres høje tekniske niveau og specialisering”, fortæller Andreaz Hanskristian Victor Kaizensted, Teamleder, hos Region Sjælland. ”Samarbejdet har udviklet sig fra et være et klassisk leverandør-kunde-forhold til i dag at være et moderne, strategisk partnerskab, som gør en reel forskel i driften af vores store og komplekse netværk”.
Samling og overblik
Står en hardwareaftale til udløb? Betaler vi for overflødigt udstyr? Har vi brug mere – eller mindre – support? Dét er nogle af de centrale spørgsmål, som bliver effektivt besvaret i et strategisk partnerskab på netop support og licenser. Den rette rådgivning på dette felt kan især for store organisationer med kompleks infrastruktur være en vigtig brik i en effektiv it-drift, fortæller Michael Knudsen, Senior Solution Manager i Danoffice IT bekræfte. ”Vi løfter en ret tung opgave her ved at gå ind og skabe et overblik over noget meget komplekst”, siger han og fortsætter: ”Ud fra strategiske overvejelser har vi hele tiden et blik på at få allignet samtlige af kundens aftaler – er der skæve udløbsdatoer, så konsoliderer vi dem. Vi sikrer også, at kunden kun har det, som de har brug for. Hvad giver mening at gentegne? Hvad gør ikke? Hvor skal vi have support? Og, ikke mindst, hvilke elementer er kritiske? Hver gang, der skal leveres dele, så skal der support på, så det er et stort overblik at holde styr på”.
Et godt eksempel
Centralt i samarbejdet har vi Danoffice IT’s team af Hardware Service-specialister, som skaber det kritiske overblik. ”Før i tiden var vores netværksdrift ad-hoc-baseret. Man fiksede ting henad vejen, og det var ikke effektivt. Det, som ansporede os til at hente rådgivning på support og licenser, var, at vi skulle lægge en strategi for vedligehold i vores samlede netværksinfrastruktur. Her kunne vi ganske enkelt se, at vi var nødt til at få sat alt i system og få skabt et overblik”, fortæller Andreaz Hanskristian.
I følge Bente Selbach, Service Manager i Danoffice IT og mangeårig specialist på serviceaftaler og licenser, statuerer Region Sjælland et godt eksempel. ”Vi ser meget ofte, at større organisation ikke har det overblik, der skal til, for at sikre driften af et sikkert netværk – og it-infrastruktur generelt”, siger hun og uddyber:
”Essensen af vores partnerskab med Region Sjælland er, at vores team hele tiden sørger for, at kunden ved, hvad de har af udstyr, og hvad de bruger det til. Alt fra serienumre til service-levels. Vi holder styr på alle kontrakter, og dermed sikrer vi to vigtige ting: At de ikke betaler for mere, end de har brug for – og at kritisk netværksudstyr i deres organisation ikke pludselig lukker ned”. ”Vi holder styr på alle kontrakter, og dermed sikrer vi to vigtige ting: At de ikke betaler for mere, end de har brug for – og at kritisk netværksudstyr i deres organisation ikke pludselig lukker ned”. IT Andreaz Hanskristian supplerer: ”Med Bente og hendes team ved vores side har vi konstant en bruttoliste over alt udstyr i vores netværk. Vi kan se hele landskabet, da de har skabt et uhyre detaljeret datagrundlag, som gør os i stand til at være effektive – og vi er nu kørende på aftalen på support og licenser på tredje år”.
Sparring på højt niveau
Karakteren af dette partnerskab er defineret af niveauet af ekspertise på begge sider. I Region Sjælland står Andreaz Hanskristian med en organisation, som skiller sig ud ved dels at være en stor it-afdeling, men også et team af højt specialiserede teknikere – og netop dét skaber grundlaget for en særlig dialog. ”Fordi, vi er en stor og højt specialiseret in-house afdeling, så kan vi have en værdifuld og ligeværdig dialog”, siger han. ”Vi har mange folk selv og et meget højt teknisk niveau – og vi implementerer og vedligeholder løsningerne selv. Men det betyder blot, at vi har en meget direkte sparring med både Aruba og Danoffice IT”. Andreaz tilføjer dog, at Danoffice IT også skiller sig ud: ”Det fede ved dem er, at de har den kundebase, de har. De har dermed en noget anden erfaring i forhold til andre leverandører, og dét trækker de i høj grad på”.
Dialog og besparelser
En væsentlig præmis i enhver it-afdeling er budgettet, og her spiller licens- og supportrådgivningen direkte ind, fortæller Andreaz. ”Danoffice IT’s rådgivning viser os, hvilket udstyr som for eksempel snart går End-of-Life, og det er væsentligt, når vi skal lægge budgettet for et nyt år. Det datagrundlag, vi har nu, gør os i stand til at lægge gode budgetter, og for hvert år bliver det bedre og bedre. Vi kan række ud til Bente & co. og spørge, hvordan ser landskabet ud? Det er allerede en gevinst for os, men jeg forventer, det vil give os store besparelser fremadrettet også”.
Bente Selbach er enig og supplerer: ”Den proaktive og løbende dialog er uhyre vigtig. Vi tjekker ind fra begge sider, og det må ikke kun være, når der er nedbrud eller kriser. Den gode kontakt og dialog er vigtig, for så kan vi have kundens ryg dækket”. En aftale som denne kan måske lyde som en tung omkostning, men tvært imod er det god forretning. ”Vi har et stort overblik og et årshjul, som de hele tiden kan se ind i. Vi skaber forecasts, så de år for år ved, hvad de har og betaler for. Det kan gøre en kæmpe forskel budgetmæssigt”, fortæller hun.
Ikke bange for at udfordre
”Jeg kan godt lide, at vi nogle gange bliver skubbet lidt til – og udfordret på de valg, vi har truffet. Det er sundt at tænke over, om vi nu har de rette løsninger. Og dén udfordring giver Danoffice IT os. De har niveauet til at gøre det, og de er ikke bange for at udfordre os”, indleder Andreaz i snakken om karakteren af partnerskabet. ”Vi er ikke altid enige, men gør kun samarbejdet bedre, og det skaber gode refleksioner hos os selv”. Michael Knudsen tilføjer, at Danoffice IT i dén ligning også er kundens loyale part. ”Vores team af service- og licensrådgivere kender historikken på hele systemet – og på alle processer, som vedrører kundens udstyr. Vi er så at sige kundens vagthund, og vi sikrer, at dét, som producenten lover og siger, faktisk bliver holdt”, slår han fast.
”Det er et partnerskab, som vi ønsker at udvikle og tage videre. Det næste, vi skal til at snakke med Danoffice IT om, er borgervendte netværksløsninger, og det ser vi meget frem til”, slutter Andreaz Hanskristian Victor Kaizensted, teamleder, hos Region Sjælland.
